Il documento originale con timbro di firma autenticata dal proprietario, notarizzato in un 'cartório' (riconoscimento della firma), è generalmente preferito. Sono accettate anche le firme digitali; è consigliabile avere una copia digitale verificabile (ad esempio su un'unità flash). Una copia scansionata del contratto di affitto solitamente non è sufficiente per le domande di VNE. Sebbene la 'prova di residenza' (comprovante de residência) sia spesso richiesta dalle autorità e potrebbe non essere esplicitamente elencata, è cruciale. In alcuni casi, possono essere accettate le bollette (anche a nome del proprietario). Se manca la prova di residenza, la Polícia Federal può concedere un periodo di 30 giorni per fornirla. Si consiglia di includere clausole nel contratto di affitto che stabiliscano che il proprietario fornirà documenti notarizzati o altre prove di residenza necessarie entro un lasso di tempo ragionevole (ad esempio 5 giorni lavorativi).
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