Generalmente se prefiere el documento original con sello de firma en vivo del propietario, notariado en un 'cartório' (reconocimiento de firma). También se aceptan firmas digitales; es recomendable tener una copia digital verificable (por ejemplo, en una unidad flash). Una copia escaneada del contrato de alquiler generalmente no es suficiente para las solicitudes de VNE. Aunque las autoridades a menudo solicitan el 'comprovante de residência' (prueba de residencia) y es posible que no figure explícitamente, es crucial. En algunos casos, se pueden aceptar facturas de servicios públicos (incluso a nombre del propietario). Si falta la prueba de residencia, la Polícia Federal puede conceder un período de 30 días para proporcionarla. Se recomienda incluir cláusulas en el contrato de alquiler que estipulen que el propietario proporcionará documentos notariados u otras pruebas de residencia necesarias dentro de un plazo razonable (por ejemplo, 5 días hábiles).
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