Le document original avec un tampon de signature en direct du propriétaire, notarié dans un « cartório » (reconnaissance de signature), est généralement préféré. Les signatures numériques sont également acceptées ; il est conseillé d'avoir une copie numérique vérifiable (par exemple sur une clé USB). Une copie scannée du contrat de location n'est généralement pas suffisante pour les demandes de VNE. Bien que la « preuve de résidence » (comprovante de residência) soit souvent demandée par les autorités et puisse ne pas être explicitement répertoriée, elle est cruciale. Dans certains cas, les factures de services publics (même au nom du propriétaire) peuvent être acceptées. Si la preuve de résidence est manquante, la Polícia Federal peut accorder un délai de 30 jours pour la fournir. Il est recommandé d'inclure des clauses dans le contrat de location stipulant que le propriétaire fournira des documents notariés ou d'autres preuves de résidence nécessaires dans un délai raisonnable (par exemple 5 jours ouvrables).
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